Quieres entender por qué tu página recibe visitas, pero pocas consultas llegan a tu negocio. En la reunión de consultoría descubres que la agencia anterior administraba Google Ads, el dominio se paga desde un correo que nadie recuerda y no sabes quién puede entrar a Analytics. Antes de analizar resultados, hay que localizar las cuentas correctas.
Esta situación no significa que debas cambiar de proveedor ni quitar accesos de inmediato. Significa que necesitas identificar qué activos sostienen tu presencia digital, quién los administra y qué permiso hace falta para responder tu pregunta.
Un mapa de cuentas y permisos te ayuda a preparar una consultoría digital en Cali con menos búsquedas de última hora y más claridad sobre lo que puedes revisar. Puedes hacerlo en una hoja sencilla, sin escribir contraseñas ni compartir datos de clientes.
1. Empieza por la decisión que necesitas tomar
No todas las consultorías requieren acceso a todas las plataformas. Si quieres comprobar si las solicitudes llegan desde tu web, quizás necesites revisar el formulario y sus notificaciones. Si buscas entender una campaña, también será pertinente localizar la cuenta publicitaria y la medición relacionada.
Escribe una pregunta concreta, por ejemplo: “¿Qué información tenemos para decidir si debemos corregir el formulario antes de invertir más en anuncios?”. Después anota qué sistemas podrían ayudar a responderla.
Si no sabes qué priorizar, consulta cuándo contratar un diagnóstico digital en Cali.
2. Haz una lista de los activos que usa tu negocio
Anota únicamente los que existen o crees que existen. Una empresa de servicios podría tener:
- Dominio y alojamiento: dónde se administra la dirección web y dónde funciona el sitio.
- WordPress o plataforma web: dónde se editan páginas, formularios y contenidos.
- Google Analytics y Google Tag Manager: dónde se consultan datos y se administran etiquetas, si están configurados.
- Google Search Console: dónde se revisa información de la presencia en la búsqueda de Google.
- Google Ads y Meta: cuentas publicitarias y activos utilizados para las campañas.
- Canales de atención: WhatsApp, correo o herramienta donde se reciben las solicitudes.
Para cada activo registra su identificador, administrador, tu nivel de acceso y el responsable de renovación, si lo conoces. Tener acceso no demuestra por sí solo quién controla la cuenta.
3. Marca lo que puedes comprobar y lo que falta
Usa tres estados en tu hoja:
- Comprobado: puedes entrar con tu propia cuenta y ver el activo correcto.
- Pendiente: sabes quién lo administra, pero necesitas una invitación o confirmación.
- Desconocido: no has identificado la cuenta, al responsable o su relación con el negocio.
Comprueba el identificador antes de enviarlo al consultor. Un negocio puede tener varias propiedades de Analytics; entrar a una no demuestra que sea la que recoge los datos de la web actual.
4. Pide el permiso según la tarea
Antes de invitar a un consultor, acuerda qué necesita hacer. Para leer informes puede bastar un acceso de consulta; para modificar campañas o configuraciones harán falta otros permisos. No todas las plataformas usan los mismos nombres de rol.
En Google Ads, un administrador puede invitar a una persona desde el menú de administración y asignarle un nivel de acceso. Google distingue, entre otros, acceso de solo lectura, estándar y administrador. Revisa la tabla oficial antes de elegir: un permiso de administración permite acciones que una revisión de informes puede no necesitar.
En Google Analytics, los permisos pueden asignarse a nivel de cuenta o de propiedad. Un acceso concedido a nivel de cuenta puede abarcar todas sus propiedades, así que comprueba el alcance antes de invitar a alguien. El rol de lector permite consultar información; el permiso exacto depende de lo que se vaya a revisar.
En Search Console, revisa la propiedad del sitio en Ajustes y después en Usuarios y permisos. La persona propietaria puede gestionar el acceso de otros usuarios. Para WordPress y Meta, comprueba los roles disponibles en tu instalación o cuenta y acuerda la tarea antes de asignarlos.
El mapa debe decir para qué se autorizó cada acceso, quién lo aprobó y cuándo se revisará. No incluyas contraseñas, códigos de verificación ni datos de pago en la hoja.
5. Si dependes de una agencia anterior, prepara la conversación
Solicita al proveedor una lista de los activos que administra, sus identificadores, el tipo de acceso que puede conceder y las fechas de renovación conocidas. Pregunta también qué integraciones o servicios dependen de sus cuentas.
Puedes enviar una solicitud como esta:
“Estamos preparando una revisión de nuestra presencia digital. ¿Nos puedes confirmar qué cuentas y activos administras para el negocio, sus identificadores, el acceso que tenemos y el responsable de cada renovación? Queremos acordar los permisos necesarios para la consultoría”.
Contrasta la respuesta con contratos, facturas y accesos. Un permiso de lectura no transfiere la propiedad de una cuenta.
6. Evita interrumpir la medición o la atención
Antes de retirar permisos o cambiar responsables, identifica qué depende de cada cuenta: etiquetas, formularios, correos, campañas, métodos de facturación y renovaciones. Acuerda con el proveedor y el equipo una secuencia de revisión.
Comprueba primero que el negocio conserva una vía legítima de administración y que la persona que continuará el trabajo puede acceder a lo necesario. Después evalúa qué permisos deben mantenerse o retirarse. Si hay una disputa o falta un administrador, utiliza los mecanismos de recuperación o soporte de la plataforma.
Cada persona debe usar su propia cuenta en lugar de compartir contraseñas por chat.
Si el problema principal es que las solicitudes no llegan, puedes complementar esta preparación con la guía Formulario web no recibe correos.
Ejemplo hipotético: una firma de arquitectura en Cali
Imagina una firma que recibe consultas por un formulario y campañas de Google Ads. El equipo desea revisar si puede atender más proyectos, pero la persona encargada de la web cambió de proveedor.
La firma prepara su mapa. Puede entrar a WordPress con su usuario, pero desconoce quién administra la propiedad de Analytics. La cuenta de Google Ads está identificada y una agencia conserva acceso. El dominio se renueva con un correo del negocio, aunque todavía deben confirmar quién controla el alojamiento.
En lugar de crear cuentas nuevas o retirar a la agencia, la firma solicita los identificadores y pide los permisos necesarios para una revisión. La consultoría empieza con una lista de datos disponibles y una tarea concreta para localizar lo que falta.
Este caso es ficticio. No representa un cliente ni un resultado demostrado de UNETEMEDIA.
Cómo medir si tu preparación está completa
Cuenta los activos que necesitas para la pregunta de la consultoría y registra cuántos tienen identificador, responsable y nivel de acceso comprobados. Mantén una columna separada para los pendientes y otra para quién debe resolverlos.
Por ejemplo, si necesitas revisar cuatro activos y solo has confirmado tres, anota 3 de 4 confirmados. No uses ese número como indicador de ventas ni como calificación universal: solo mide el avance de tu preparación.
Al terminar la reunión, comprueba si la falta de acceso impidió revisar alguna evidencia, si quedó asignado un responsable y si existe una fecha para volver a comprobarla. Si cambias de proveedor, actualiza el mismo mapa.
Checklist antes de la consultoría
- Escribí la pregunta que quiero resolver.
- Identifiqué los activos que pueden aportar información.
- Registré el responsable y mi nivel de acceso.
- Separé lo comprobado de lo que desconozco.
- Pregunté qué permisos requiere cada tarea.
- Identifiqué renovaciones e integraciones pendientes.
- La hoja no contiene contraseñas ni códigos.
- Acordé cómo revisar los accesos al terminar.
Preguntas frecuentes
¿Necesito acceso de administrador para comenzar?
No necesariamente. Para una conversación inicial pueden servir enlaces, reportes y una lista de lo que desconoces. Si después necesitas recuperar control o cambiar usuarios, revisa los permisos requeridos en cada plataforma.
¿Debo crear cuentas nuevas si no encuentro las anteriores?
No de inmediato. Primero intenta identificar los activos existentes y quién los administra. Crear otros sin revisar puede separar el historial o duplicar configuraciones. Si no se pueden recuperar, decide el siguiente paso con el responsable técnico.
¿Puedo hacer la consultoría sin Analytics?
Sí. Explica qué registros tienes y qué no puedes medir todavía. La falta de acceso o de medición puede ser un hallazgo y una prioridad, sin impedir una primera conversación.
Llega con un mapa, aunque tenga espacios vacíos
Si buscas apoyo para ordenar tu presencia digital, agenda el diagnóstico inicial de 30 minutos sin costo de UNETEMEDIA. Lleva tu pregunta, los enlaces disponibles y el mapa de cuentas, incluso si algunas filas dicen “desconocido”.
Revisaremos el contexto y definiremos qué información hace falta para continuar. También puedes consultar qué debe incluir un diagnóstico de consultoría digital antes de solicitar una propuesta con mayor alcance.